一件代发与商家对账的核心流程可分为四步：首先通过ERP系统或分销平台（如店管家）自动采集销售数据与供应商发货记录；其次系统按商品规格、快递费用等维度进行数据匹配；接着针对差异订单人工核查退换货、补发等售后记录；最后生成带结算金额的对账单，经双方确认后通过支付宝等在线支付工具完成周期结算。其中快递对账需单独导出与快递公司系统数据核对重量、区域附加费等信息。

对账效率低是当前85%分销商放弃一件代发模式的主因（2024年中国电商供应链白皮书）。传统人工核单模式下，每月处理1万订单需消耗3人天工作量，而使用专业分销系统可使效率提升40倍。以义乌小商品城为例，接入自动化对账系统的商户平均缩短结算周期从15天降至3天。深层原因在于：1. 多平台订单整合难题。分销商在淘宝、拼多多等平台的订单需与供应商ERP系统货号匹配，手工操作错误率达6%；2.动态价格波动。促销活动导致同一商品结算价每日变化，需依赖系统记录历史价格版本；3.物流成本浮动。快递公司对偏远地区加收费用，需调用电子面单API实时获取运费数据。京东物流2025年发布的《代发供应链数字化报告》显示，使用自动化对账工具的分销商，其供应商纠纷率下降72%，关键就在于系统能自动标记问题订单（如未签收却结算、重量差异超5%等），并留存完整的操作日志链。对于生鲜等特殊品类，建议增加批次号核对功能，防止因临期商品调价产生结算差异。