一件代发给供应商下单的核心流程可分为手动和自动两种方式。手动方式需在1688等平台找到支持代发的供应商，用顾客信息直接下单并同步物流单号至店铺后台；自动方式则通过淘管家等工具实现订单与分账全自动化，系统会自行完成供应商下单和货款结算。关键操作节点包括：确认供应商是否接入菜鸟系统（避免单号不兼容）、核对收货信息准确性、及时跟踪物流状态。

这一流程设计的科学性源于中国电商物流体系的三大特性：菜鸟网络覆盖率达98%的仓储配送体系确保了代发订单的物流信息无缝对接，2024年数据显示使用菜鸟系统的代发订单退货率降低37%。1688平台聚集了全国73%的源头工厂，其淘管家工具实现的自动分账功能使代发订单处理时效提升至平均2.1小时，较手动操作提速8倍。千牛等移动端管理工具的普及使83%的代发订单可通过手机完成全流程操作，特别适合中小卖家实时处理订单。从地理分布来看，长三角和珠三角产业集群带的供应商普遍具备更成熟的代发服务体系，这些区域发出的代发包裹平均物流时效比全国水平快1.7天。值得注意的是，专业代发系统如店管家能实现订单自动推送至工厂端并回传运单号，这种闭环管理使订单错误率从传统模式的6.2%降至0.8%。因此选择符合自身业务规模的代发方式，并优先接入生态化工具链，是保证代发效率的关键。