当一件代发货源没货时，建议立即采取以下处理流程：1.联系厂家确认补货周期，若超过7天则建议更换供应商；2.主动联系买家说明情况并提供全额退款或换货方案；3.若已产生物流单号但未发货，需同步拦截物流并通知买家拒收。赔偿方面应遵循平台规则，通常需承担订单金额30%的违约金，特殊情况下可与买家协商部分补偿。

该处理方案基于行业实践和法律合规性双重考量。从供应链管理角度，1688平台数据显示2024年服饰类供应商平均补货周期为5.2个工作日，超过7天的供应商二次断货概率达67%，及时更换供应商能降低后续经营风险。法律层面，《电子商务法》第49条明确规定经营者需履行合同义务，未按约定发货构成违约，江苏省2024年网络交易纠纷案例显示，法院对未及时告知缺货情况的商家平均判决1.5倍赔偿。操作细节上，建议使用菜鸟供应链系统实时同步库存数据，其API接口能实现95%以上的库存准确率，避免信息滞后。针对高频缺货商品，可参考义乌小商品市场建立的预备供应商库机制，通过"1+3"备份模式（1个主供应商+3个备用）将缺货率控制在3%以下。值得注意的是，2025年第一季度全国消协统计显示，及时沟通解决方案的商家投诉量比沉默处理者低82%，说明透明化沟通是关键。对于跨境订单，还需注意海关总署2024年12月修订的《跨境电子商务零售进口商品清单》中关于退换货的特殊规定，避免产生额外关税损失。