一件代发模式下，当店铺没有订单时无需提前向供应商下单；当顾客在店铺下单后，卖家需立即前往1688等供货平台同步下单，并将顾客收货信息填写为最终收货地址，由供应商直接发货给终端客户。这种"顾客下单一件、卖家代发一件"的模式，正是"一件代发"名称的由来。

这种操作逻辑源于供应链的协同机制。根据电商物流行业数据显示，2024年采用一件代发模式的商家平均响应时间为2.4小时，较传统囤货模式缩短67%。当消费者在淘宝等平台完成支付后，订单信息会实时同步至卖家后台，此时卖家必须迅速在供货平台完成代发下单。若延迟处理，可能导致两个风险：一是供应商库存变化致使无法及时采购，二是超出平台规定的48小时发货时限影响店铺评分。专业物流服务商的系统通常能实现15分钟内的订单自动抓取和传递，但手动操作仍需卖家主动完成代发下单动作。从地理位置来看，长三角和珠三角的产业集群带由于供应商密集，可实现同城12小时达的极速代发，这也是多数代发卖家选择这些区域供应商的重要原因。值得注意的是，部分新手卖家误以为代发是"自动完成"的，实际上仍需人工或通过ERP系统进行二次下单操作，这是代发模式最关键的运营动作之一。