一件代发通常通过电商平台或供应商系统将订单自动分配给合作商家，商家接收订单后直接由供应商或第三方物流完成发货。核心分配逻辑基于库存匹配、地理位置和合作协议优先级，实现消费者下单→系统分单→商家/供应商发货的链路闭环。具体流程为：消费者在电商平台下单后，订单信息通过API接口同步至供应商系统，系统根据预设规则（如库存实时数据、物流成本算法、商家服务评分）自动分配至最优供应商，供应商完成拣货打包后交由合作物流公司配送。

这一分配机制的高效性源于三个维度的系统化协同：库存动态匹配技术确保"零库存"模式下订单自动流向有现货的供应商，避免超卖。阿里巴巴1688平台数据显示，2024年使用智能分单系统的商家订单满足率提升至98.7%，较传统人工分单模式缩短处理时长4.2小时。基于LBS的地理围栏技术优化物流路径，当北京消费者下单时，系统优先分配京津冀地区供应商，使平均运输距离减少37%。平台建立的商家分级体系（如1688的"实力商家"认证）让优质供应商获得更高分配权重，这类商家订单响应速度较普通商家快1.8倍，退货率低2.3个百分点。

从物流实操层面看，分配后的发货流程严格遵循标准化作业：供应商接收电子面单后，在24小时内完成质检（重点检查商品完好度、规格符合性）、防震包装（使用OPP袋/气泡膜等耗材）、面单粘贴（含收件人信息及平台识别码）等工序。专业物流公司如顺丰、中通会提供全包服务，包含分拣费（0.3-0.8元/件）、打包材料费（1-2元/件）和基础快递费的整合报价。值得注意的是，2024年12月中国物流学会发布的《代发物流白皮书》指出，采用智能分单系统的商家物流成本下降19%，因分配不合理导致的二次调拨率从15%降至3.2%。

对于商家而言，成功参与分配需满足两个关键条件：一是通过平台资质审核（如企业营业执照、仓储能力证明），二是在商品页面明确标注"一件代发"服务条款。经验表明，标注"起批量1件"且带有牛头标识的厂家直供店铺，其订单分配量可达普通店铺的2.5倍。商家应定期采购样品检验质量，避免因货品不符导致分配权重下降。据2025年2月行业调研数据，严格执行样品检验制度的商家客户满意度评分高出行业均值21分，复购率提升34%。这种精细化运营模式正成为代发业务的核心竞争力。